企业参展如何有效控制成本预算？

削减展会预算是一件两难的事情。公司管理层只会要求你削减预算，但是什么项目该保留，什么可以削减他们不会有明确的或具体的指示。这个责任就由负责参展的人员来承担。这不是一件容易的事情，因为如果作了错误的决定，可能首先就会影响你的工作。 对不同的公司和展会而言，决定削减哪一部分的预算是不同的，并没有一个统一的标准。当决定什么该保留什么应该削减时，主管参展的经理就会陷入困境之中，某些项目是必须保留不可更改的，但是什么又是可以牺牲的呢？ 对某些公司来说，聚会就像裙子的褶边一样是不可缺少的；对另一些公司来说，招待会对于建立和维系客户关系是必须的，因此，这些都不可削减。新闻发布会对某些公司是不需要的 品，但是对另一些公司来说，使媒体不断地对公司的新产品和新服务保持关注是公司战略的重要组成部分。 无论是什么行业的企业以及企业的参展战略是什么，我们都可以从以下一些成熟的预算规律中学些什么，这是从许多次的实验和错误中总结出来的削减预算的重要规律。 可以削减的预算在我们讨论什么费用必须支出之前，让我们先看看什么费用容易削减。有几种方式可供选择。 1、减少赠品费用。对此，现场的展会管理者对此可能会有抱怨，但他们会理解的。无论如何，赠送会使你产生这样的想法“这个人可能不是我们的目标客户”，英特尔公司一位曾经负责参展的专家这么认为，他从1992年至2000年都管理了英特尔公司的参展项目。英特尔公司在展会上用于赠送的花费从5000美元到3万美元不等，特别在一些大型展会上，比如DEX上。假如你的公司像英特尔这样一年参加20多个展会并送出相应的赠品，那么可能节约的费用将达到6位数。 即使你没有参加那么多展会，你也可以计算一下在赠品方面节约的费用：根据 近的一项调查，赠品是提高预算的典型开支，经常占到展会预算的8-12%。英特尔参DEX展会时在赠品上花费了大约3万美元，占总的参展费用的1.5%。 2、降低展位清洁服务费。在一些小的展位上，比如10×10英尺、10×40或者20×20英尺的展位，一般都是由展位上的员工做清洁工作。在一些大型展位上，如40×50、50×50或者50×70英尺的展位，可能有专门的清洁工人来清扫垃圾或者废料。不过有经验的管理者就会要求清洁工人在展位刚搭建好的时候来打扫一次，而不是每天有专人打扫。因为过了 之后，展位的清洁工作往往就很少了。某些公司在清洁方面的费用一年平均每个展会可以节约1800美元到10000美元，而且也不会降低展位活动的水准。 3、不租植物省去眼花缭乱的盆景，你可以节约250美元到1800美元。有的公司一年可以节约5000美元，展位也不会显得没有生气。 4、少装电话。展位上的电话能满足需要就行了，通常在展位上拉一根电话线要250美元开销，如果少装几门电话就能减少很多费用。少装电话的好处还在于可以使你的员工少打未经批准的长途电话。

如何在展会中与潜在购买者：发展联系

在一次展会行为中，购买者的心理其实是 特殊的，他希望加强与两个群体的联系：卖方和其他采购者，通过与产品的卖方和其它的购买者和使用者的交谈，购买者对己方在购买过程中的地位可获得进一步的确认，尤其是在一种大型的工业性的交易中，在有两个或三个极其重要的供应者的情况下，买方会希望有更多地参与，会寻求更高层次的互动合作关系。 而在展会中，这是可能的，一年一度的、商业性和准社团性混合的形式，使采购者可以和卖方及其他的使用者保持联系，这是现实购买者参会的长期动机，尽管他们不会在短期内进项重复的购买行为，但是维持和卖方及其他人的关系对他们来说是必要的，以便他们在未来遇到问题时可以从这些人那里寻求解决之道。 潜在购买者：发展联系 展会是一个供买方和卖方寻求共同利益，以便在将来进行合作的场所，一些研究强调了在行业展中关系的重要性，早先的一些研究强调购买行为中的“理性因素”从而假定所有的活动都是建立在经济利益的基础之上的；而其后的一些分析则强调情感因素在购买行为中的重要性，莫汝斯和霍尔曼认为源头忠诚在工业市场中是一种普遍现象，他们还认为这种忠诚源于卖方和买方所投入的大量的精力和时间。 工业展中这种关系建立的重要性在鲁斯瑟和科里 近的研究中得到了强调，他们将这种 初的联系作为提高购买者的满意度的必需条件，尽管展会并非一个长期场所，但他却常是为双方提供 初联系的地方，从而为其基于共同利益的长期关系和合作行为的形成和维持奠定基础。 对潜在购买者来说，展会为发展联系并进一步进行购买提供了一种途径，展会简化了在与大范围的出售者建立联系过程中所固有的问题，每一个出售者在展会中都有一个固定的展位，这些卖家所提供的商品是可见的，所有这些因素都使建立联系对购买者来说变得更容易。 与卖方的联系缩短了买方和卖方之间的距离，工业市场中存在几种不同的距离，其中有两种凭借展会可以缩短的距离是： 1、社会距离。展会可以让购买者对卖方的工作方式有一个了解，购买者有机会通过展会期间的团体性活动与卖方建立关系。 2、技术距离。展会上购买者可以看到卖方产品的样品，从而估量该产品是否适合该公司的需要，在一个展会上，购买者可以察看并分析许多同类竞争性产品。 非购买者：支持行业 对行业的支持是卖方参展的原因之一，这也是很多公司送他们的非采购者参加展会的原因之一，象卖方一样，非采购者所在的公司也是行业的组成成员，他们送他们的员工参加展会是作为对行业的一种支持，通过派出大的代表团参展，买方组织也借此显示其在行业内的成功以及对与当前技术保持同步的兴趣。