展会逐渐成为成企业获取订单强力途径

在日前结束的“第十四届中国会展业高峰论坛·中国会展产业发展大会”上，中国加工贸易产品博览会（简称“加博会”）和广东21世纪海上丝绸之路国际博览会（简称“海丝博览会”）分别荣获“2017年度中国品牌展览会·金奖”，加博会和海丝博览会的承办城市东莞荣获“2017年度中国十佳会展城市”称号。 该大会由中国会展经济研究会、《 会展》杂志、中国会展联盟、各省市会展行业协会联合举办。来自全国50多个会展城市的500多位行业精英参会。 会展和当地产业形成良性互动 加博会创办于2009年，2012年升格为 展会，至今已成功举办9届。2017加博会于今年4月20日-23日在东莞市成功举办，将吸引来自全国15个省市及港澳台地区的859家企业参展，比上届增长6.4%；入场观展采购的人数达9.89万人次，同比增长6.7%，其中，专业观众达2.3万人次，同比增长15%；达成商贸合作项目（含合同、协议和意向）8100宗，同比增长4.6%；意向成交金额达998亿元，同比增长约3.3%。 海丝博览会创办于2014年，是广东省落实国家“一带一路”战略的平台，至今已成功举办三届。2016海丝博览会于去年10月27日-30日在中国广东省东莞市成功举办，共有73个海丝沿线国家和地区参展参会，1526家企业参展，累计23.8万人次入场参观采购，共达成各类签约项目700个，涉及签约资金2068亿元。 除了加博会和海丝博览会外，东莞每年还举行大小展会数百场，东莞作为“华南工业展览之都”的地位日益凸显。展会已经成为东莞企业抢抓订单的利器，企业也借展会建立了自主品牌的营销渠道，增强了发展的根植性。 以来自东莞横沥的东莞市艾尼索实业有限公司为例，该公司董事长余湖北告诉记者，他参加了3届海丝博览会，签约的订单总额从首届的100万增长到今年的近1000万。 中国会展经济研究会会长袁再青认为，东莞很早就意识到了会展对产业的影响，所以政府很主动、目标很明确地发展会展业，甚至没有条件创造条件也要上。例如1999年东莞厚街由政府主导首届家具展销会大获成功就是明证。另外，东莞会展跟当地产业发展形成了良性互动。东莞强大的加工贸易和制造业为会展业的发展提供了物质支撑和基础，会展业带动了人流、信息流，集聚效应则加速了加工贸易和制造业的转型升级，两者相互发展，形成了很好的良性循环。 整合资源做大做强本土展会 近年来，东莞陆续出台政策支持企业参展，去年6月，东莞市商务局与香港贸易发展局签订《“东莞制造”品牌推广五年计划合作备忘录》（以下简称《备忘录》），计划未来五年以“东莞制造”品牌推广模式帮助东莞企业拓展海外市场，并在会展、信息共享、商贸平台、服务业等范畴全面加强合作。双方合作以“东莞制造”品牌推广模式帮助东莞企业全方位开拓海外市场。推动两地展会等方面的合作。 去年10月，东莞市商务局组织了近20家企业以设立东莞专区的形式参加了在香港会议展览中心举办的香港秋季电子产品展、11月的亚洲物流及航运会议展览等活动，实质性地推动《备忘录》的落实。 根据《备忘录》，东莞继续推动企业参加香港贸发局在香港举办的展会，重点在服装、电子、家居用品、礼品、食品等领域展开合作，打造“东莞制造”品牌。同时，充分利用贸发局的国际资源，探索在俄罗斯、迪拜、南非等国家和地区举办展会。 未来，东莞还将整合资源推动本土展会做大做强，力争培育1-2个有全球影响力的展览“行业 ”。强化东莞作为“华南工业展览之都”的重要地位。

大型会议会务，做好这5大因素就再也不用担心了

大型会议会务布置搭建要比中小型的会议会务更加繁琐。无论是场地面积，场地环境，设备设施都要更好的标准。大形会议会务布置要求更加严格，搭建难度也更大。那么做么来做好大型的会议会务布置呢，行家小编从下面五个因素来讲一下。 一、提前规划，精心制定会议方案。 会议日程是会议安排的总纲，在制定会议日程时应注意以下几点。一是周密细致，程序规范。会议时间表应与大会的总体目标和任务密切相关，确定议程与议程之间的内部逻辑关系，使会议时间表与议程之间的逻辑关系合理化，澄清议程与议程之间的内部逻辑关系，使会议时间表合理化，使会议时间表与会议时间表平稳地挂钩，以便会议时间表能够安排会议时间，避免意外。方案一般应包括会议名称、时间地点、出席人员、会议任务、议程、工作组设置及档案起草工作、会务秘书工作、组织人事工作、宣传报道工作、物流服务工作、安全保护工作等内容。二是加强沟通，统一协调。另一方面，必须加强对上的交流请示。大型会议规格高、影响大、议题重要，中央机关举办的大型会议一般还邀请中央领导同志参加会议，具有重要的政治意义。为了使会议效果达到相关要求，在组织会议准备过程中，必须加强与本部门领导和上级领导的沟通。另一方面，必须加强横向交流的联系。大型会议的顺利开展是会议组织部门与档案登记、人事组织、宣传、后勤服务、安保等部门密切合作、相互配合的结果。在会议筹备过程中，要加强与各部门的横向沟通，合理安排会议时间，加强协作，共同推进会议筹备工作全面有序进行。三是细化分工、倒置工序。分解任务，确定责任分工，明确各部门会议各阶段、各环节的责任和分工，避免责任纠纷。采用倒置工序合理安排承担的工作任务，进一步细分方案的工作分工、时间节点，巩固职场责任，使各部门根据倒置时间表认真对照检查，按时完成，实现无缝对接。 二、把握细节，认真做会前练习。 一是逐一训练会议的细节。会前应对每一次大会的每一项任务和分工开展逐一推送，对可能出現的状况和难题开展提早研究解决方在此基础上制订详细的分工明细表，让大伙儿清晰自身的任务，了解别人的任务，确保工作中沒有漏洞，任务中沒有漏洞，人员沒有漏洞。二是在会场居住地实地训练。随着会议期的临近，会务组织者必须深入会场、居住地，根据大会日程的一个项目进行会议细节的实地训练，按照 前两小时前一小时前的标准进行会议场所的配置。也就是说，每个会场 前配置完毕，每个活动 前配置完毕的会务人员2小时前到达会场，一切准备工作2小时前准备好的全体会议时组织会议代表和参加者1小时前入场。三是接近会议前的重点环节训练。如果大会的关键环节有缺陷，大会的整体效果将大大降低，甚至产生不利影响。处理重点环节，加强会前训练，重视思想，重视精力，重视细节，确保万无一失。 第三，热情周到，良好的会议组织和服务。 会议期间的服务分为场内服务和场外服务，包括会议报到、住宿安排、医疗服务、车辆安排、材料分发、导入座位、会议记录、录音摄像等多个环节。只有热情周到地做好服务工作，地连接场内外各个环节。一是加强值班顺利运行机制。负责收集和发送会议信息，收集和发送会议信息，在协调会议期间协调工作和紧急情况，在协调会议期间执行任务和紧急情况，执行领导层提出的事项。在大型会议中，大会的总值班办公室是每个住所会议事务的总协调部门，每个住所的会议值班办公室是地方通讯、生活、安全、与会议代表的联系。通过建立会议值班制度，筹备机构、住所会议事务处、会议代表以及会议代表之间的联系密切注意掌握节奏的细节。会议期间，会务人员应紧张弦，注视各种细节。例如，为了能够掌握会议室的声音、照明、室温、通风、通信屏蔽，有必要在会议开始前与声音技术员和播音员对话，为声音技术员和播音员准备会议主机语言，并调整会议室的声音、照明、室温、通风、通信屏蔽等 四、改善会风，勤俭节约。 组织大型会议，要严格贯彻中央八项规定的精神，采取有效措施改善会议。一是简化会场布局，节约会议用品。会议场馆主席台应简化绿植布置，演讲席、演讲席不设鲜花，住宅场馆不设标语、不设鲜花、绿植、地毯、logos、背景板，不设大型展示。加强会议用品的管理和回收利用，提高会议用品的使用率，减少一次性用品，必要时提供笔、书、纸，切实降低会议成本。二是简化接待，严格控制会外活动。没有在机场、车站或住所举行代表会议的仪式，没有横幅，没有地毯，也没有鲜花。不组织参观景点，不举行联欢派对。三是加强乘车管理，严格饮食标准。会议代表分散在多个居住地需要租赁车辆的，严格控制会议租赁车辆的数量，乘车出席会议的一般集体公共汽车。按照质量保证、安全健康、无浪费、无 菜肴、无饮酒、无安排、无宴会活动的原则。 五、善始善终，合理安排会后工作。 一次成功的会议，不仅要有充分的预备，周到的会议服务，而且要做到始终、计划、合理安排后的工作。一是统一会议后的服务。应注意统一联系，提前制定大会闭幕后的后续会议和活动的组织和执行，做好组织和协调工作。二是全面开会后总结。及时总结会议工作的经验和教训，修改和完善现有会议工作流程、工作规则等，更好地适应新时期会议工作的需要。要注意收集会议代表对会工作的意见和建议，认真采用其合理部分，促进会议能力的提高。及时组织会议信息。要牢固确立文件意识，在会前、会中、会后安排专家收集会议方案、会议通知、会议体会、发言资料、会议记录、音像资料等会议资料，按类别整理成资料，为今后会议提供工作参考。