现在越来越多的企业有国外参展的需求，相对于国内，国外的环境、语言都是一个大问题，但是只要做好事前的准备工作，参展其实并没有那么困难。我以参加德国CEMAT展会为例做了一个详细的参展流程，希望对企业国外参展有帮助。 1、展会定展通常行业内比较有名的展会都有一定的举办规律，一般至少一年以前就可以知道展会确切的日期，所以提前定展是非常重要的，我们是提前4个月定展，已经非常晚了，尽量提前半年定展，以保证有较大的选择权。 2、展会整体策划这件事一般也要提前3-4个月进行，因为展品运输到国外一般要1—2个月时间，有整体的规划所有人才能各司其职提高效率，在这段时间确定的主要有两件事，一件是要运输过去的物品，包含展品和宣传物料，还有一件是宣传规划，要使国外参展效果的 大化一定要在国内进行一定的推广，现在很多国内消费者还是比较对出口国外的商品还是比较认可的。在这两件事之中，展品这块要根据每个公司具体情况定，包含货物的种类以及参展面积，以我们公司为例，主要产品是与货架配合的物料盒，所以选择配套的产品很重要，还有像置物柜等占地大、移动困难，所以在展会设计之前就要把它的尺寸给确定好。在物料方面，纪念品制作要尤其注意制作周期，要赶在所有货物走之前做完，我们活动带的是带有行家工业小U和U博士形象的毛绒玩具，制作要一个月。其他比如样册之类要提前定稿，外国人不是很喜欢拿样册，数量上相对国内略收缩一下。 宣传规划一般是分为展前、展中、展后，展前预热不能提前太久，以免热度下来，业务人员应该积极和客户沟通，宣传自己要参加展会的信息，尽量邀请客户到展位参观。 3、选择展位设计公司。在参展品与展会宣传要点定下来之后要着手联系搭建商了，在这方面一定要选择大型的展会设计公司，因为这是你到国外参展的一个重要联系渠道，整场展会的成功与否与之有密切的关系，所以展位设计华丽是不必要的，设计公司可靠是 重要的。除了展会搭建费用，要确认定电、垃圾处理等其他展会额外费用的支付，把这块工作做到 细才能保证到了国外没有后顾之忧，包含现场饮用水也要确认好，现场不一定能找到销售的地方。一般展会都有限高，所以在展位设计时要控制高度，国外展会要求比较严格，吊顶和高舞台的设计要另外过审，这些问题一定要和展会搭建商、主办方协调好。 4、确认展会物流供应商物流供应商一定要提前3个月以上选好，确认好发货时间，在发货之前将所有产品运输到物流那边及时运往国外，展品和物流供应商都确认了之后，就要开始准备展品运输需要的资料，主要包括：ATA单证册、展品清单、消耗品清单、唛头(向物流供应商索要唛头格式)、ATA使用授权书(向物流供应商索要ATA使用授权书格式)，这个工作一定要细致，因为如果错过船期，后期再想往展会带东西要不就只能靠高昂的航空运输要不就人肉背过去。 5、确认联系方式之所以把这个细节问题单独列出来主要是强调下到了展会相应问题能找对人非常重要，决定了你的应变能力，包含物流那边的电话，确认货物在哪天运到展位;展会搭建商(国外负责人)电话，确保舞台搭建效果;展会主办方电话，以预防是否有什么需要协调的问题。 6、回程运输在展会开到一半的时候，需要找物流公司进行展品及物料的回运，这个过程一是要注意物品的价值以及运费之间的平衡，就是不要花100块运费把价值50的东西运回来，适当的给当地客户留下一些当样品，一次性宣传物料就不要再往回带了，二是货物包装及平方数确认好，以免在运输过程中有什么变故。 据展览调查公司的调查显示，展会上接触到一个合格的客户后，平均只需要给对方打0.8个电话就可以做成买卖。相比之下，平时的典型业务销售方式却需要3.7个电话才能完成。展会是企业近距离接触客户，发掘潜在客户的重要形式，国外客户因为距离的关系往往在沟通、产品试用上难度大，成本高，国外展会虽然只有3-4天却能让业务员高效接触客户，让客户测试产品，尤其是行业内的重要展会，更能在产品销售中起到事半功倍的作用，为什么不去尝试一下呢?

会展行业一直面临着比较严峻的挑战：一方面企业面临着日趋激烈竞争，在展览会方面的支出日趋紧缩，所以不少企业采取了弃卒保车的策略，即放弃小的展览会，集中人力物力于大的展览会。另一方面，其它媒体手段的迅速发展，使得企业有了多种信息转播和与外界联系的渠道，与之相比，从“赶集”发展而来的展览会似乎显得落伍了。 展览行业的前景究竟如何？对此业内人士提出了有力的论据，这就是展览会上那种厂商与观众面对面的、有针对性的接触与交流。在此人们通过交谈，也通过非语言形式的交流，相互了解，建立信任。这是展览会无可取代的优势所在。还有些高技术产品或服务特别需要专业人员亲自向顾客讲解和演示，参加展览会就显得特别重要。 但是上述两方面的挑战确实是客观存在的，展览会必须积极地适应这些变化，采用有效的对策，才能长期立于不败之地。有不少专家对此展开讨论，共同的意见是展览会的地位作用必须重新定义，要把参加展览会与企业整个公关工作、企业整体形象树立和宣传有机地接合起来，要采取各种可能的措施降低参展成本。落实这些原则首先体现在舞台的设计与搭建上。 舞台的设计应体现和加强企业形象，反映企业精神。展览会不再是摆摊推销卖货，它不应再孤立地展示个别的产品，而是以产品为载体通过综合的手段展示企业整体，它的能力，它的档次。除了产品本身的介绍和推销之外，这些手段还要包括广泛的信息传播、交流、广告、公关和咨询等。使观众在了解产品的同时，也在一定程度上加深了对企业的印象。因此在舞台设计与搭建时，要围绕这个中心，做到以下几点： 1、充分利用各种可能的要素，例如，舞台的形成、材料、音响、光线、色彩和其它装潢用品，不断给观众以新鲜感，刺激其好奇心，使他们对舞台产生兴趣，进而产生与展览者谈话的愿望。 2、舞台的设计要强调个性，同时要在空间上和气氛上方便交谈，如果能使人在此既有“别有洞天”之感，又仿佛宾至如归，那就理想不过了。 3、舞台要素的配套使用还应有助于增强工作人员谈话内容的说服力，使顾客的瞬间好感在有限的时空内能够反复得到证实和加强，为展览会后的联系打下基础。 4、舞台设计还要考虑到与展览会期间企业计划举办的其它活动配套。越来越多的大企业把展览会当成了进行题公关活动的好场所，除了展览本身以外，他们还在展览会期间同时举行各种各样的会议、研讨会、表演或招待会等活动，因为展览会期间观众量大而且集中，这些活动与展览同时举行，影响大又节约开支。 除此之外，现在有这样一种趋势，即大企业开始撤销内部的展览会负责部门，而把展览会整个设计组织委托给展览会服务公司或者类似的广告公司，从舞台设计到各种配套活动的举办，均由后者负责计划、组织和实施。这一方面提高了展览会建设的专业化程度，另一方面也给了企业讨价的可能性。所以有关广告服务公司在价格和时间方面的压力往往是很大的，但可能也唯有如此，才能有效促进展览行业专业化的进程，使其更加适应市场竞争的要求。