参加国外展会的流程及注意事项

现在越来越多的企业有国外参展的需求，相对于国内，国外的环境、语言都是一个大问题，但是只要做好事前的准备工作，参展其实并没有那么困难。我以参加德国CEMAT展会为例做了一个详细的参展流程，希望对企业国外参展有帮助。 1、展会定展通常行业内比较有名的展会都有一定的举办规律，一般至少一年以前就可以知道展会确切的日期，所以提前定展是非常重要的，我们是提前4个月定展，已经非常晚了，尽量提前半年定展，以保证有较大的选择权。 2、展会整体策划这件事一般也要提前3-4个月进行，因为展品运输到国外一般要1—2个月时间，有整体的规划所有人才能各司其职提高效率，在这段时间确定的主要有两件事，一件是要运输过去的物品，包含展品和宣传物料，还有一件是宣传规划，要使国外参展效果的 大化一定要在国内进行一定的推广，现在很多国内消费者还是比较对出口国外的商品还是比较认可的。在这两件事之中，展品这块要根据每个公司具体情况定，包含货物的种类以及参展面积，以我们公司为例，主要产品是与货架配合的物料盒，所以选择配套的产品很重要，还有像置物柜等占地大、移动困难，所以在展会设计之前就要把它的尺寸给确定好。在物料方面，纪念品制作要尤其注意制作周期，要赶在所有货物走之前做完，我们活动带的是带有行家工业小U和U博士形象的毛绒玩具，制作要一个月。其他比如样册之类要提前定稿，外国人不是很喜欢拿样册，数量上相对国内略收缩一下。 宣传规划一般是分为展前、展中、展后，展前预热不能提前太久，以免热度下来，业务人员应该积极和客户沟通，宣传自己要参加展会的信息，尽量邀请客户到展位参观。 3、选择展位设计公司。在参展品与展会宣传要点定下来之后要着手联系搭建商了，在这方面一定要选择大型的展会设计公司，因为这是你到国外参展的一个重要联系渠道，整场展会的成功与否与之有密切的关系，所以展位设计华丽是不必要的，设计公司可靠是 重要的。除了展会搭建费用，要确认定电、垃圾处理等其他展会额外费用的支付，把这块工作做到 细才能保证到了国外没有后顾之忧，包含现场饮用水也要确认好，现场不一定能找到销售的地方。一般展会都有限高，所以在展位设计时要控制高度，国外展会要求比较严格，吊顶和高舞台的设计要另外过审，这些问题一定要和展会搭建商、主办方协调好。 4、确认展会物流供应商物流供应商一定要提前3个月以上选好，确认好发货时间，在发货之前将所有产品运输到物流那边及时运往国外，展品和物流供应商都确认了之后，就要开始准备展品运输需要的资料，主要包括：ATA单证册、展品清单、消耗品清单、唛头(向物流供应商索要唛头格式)、ATA使用授权书(向物流供应商索要ATA使用授权书格式)，这个工作一定要细致，因为如果错过船期，后期再想往展会带东西要不就只能靠高昂的航空运输要不就人肉背过去。 5、确认联系方式之所以把这个细节问题单独列出来主要是强调下到了展会相应问题能找对人非常重要，决定了你的应变能力，包含物流那边的电话，确认货物在哪天运到展位;展会搭建商(国外负责人)电话，确保舞台搭建效果;展会主办方电话，以预防是否有什么需要协调的问题。 6、回程运输在展会开到一半的时候，需要找物流公司进行展品及物料的回运，这个过程一是要注意物品的价值以及运费之间的平衡，就是不要花100块运费把价值50的东西运回来，适当的给当地客户留下一些当样品，一次性宣传物料就不要再往回带了，二是货物包装及平方数确认好，以免在运输过程中有什么变故。 据展览调查公司的调查显示，展会上接触到一个合格的客户后，平均只需要给对方打0.8个电话就可以做成买卖。相比之下，平时的典型业务销售方式却需要3.7个电话才能完成。展会是企业近距离接触客户，发掘潜在客户的重要形式，国外客户因为距离的关系往往在沟通、产品试用上难度大，成本高，国外展会虽然只有3-4天却能让业务员高效接触客户，让客户测试产品，尤其是行业内的重要展会，更能在产品销售中起到事半功倍的作用，为什么不去尝试一下呢?

深圳舞台搭建公司在会议活动中是如何做的

身为一所技术专业的舞台搭建公司，假如庆典活动要取得成功，实现预期的效果，一定要仔细规划和精心组织。注意以下环节:1.制定庆典活动。每一次庆典活动都必须包含一个活动方案，包含仪式的名称、规格的大小、邀约的范围、時间和场所、仪式的形式、基本程序、主持人、筹备工作中和财务分配。庆典活动应遵守有关国家立法。主要庆典活动一般而言向上级主管部门报告，以获得批准。例如，在县级举行重大庆祝活动，向市委、市政府报告，向省委、省政府报告。其他庆祝活动需要有关领导的批准。 2.确定参与者。欢迎各界领导、着名人士、业界和社区代表人和记者参加。邀请人一般而言是与活动标题有关的社会各界的代表人。确定人员时，请尽快发出邀请，获得正确的访问者信息。 3.分配庆典活动。庆典活动过程的合理安排一般包含重要顾客的致辞、主持人宣布活动的重要顾客的国歌和音乐表演介绍的顾客领导和代表人的讲话剪彩访问活动等。有时候他们还会分配会话、宴会、文化节目。 4.场地布局和材料准备。场地的布局是根据庆典活动的内容来决定的。一般而言包含现场、舞台、现场音频、投影设备、横幅内容、横幅标语、旗帜、花、气球等。假如需要剪彩，也要准备剪彩、剪刀、手套和托盘。 5.分配接待工作。必须有特殊的礼宾服务。重要客户的接待由负责人完成。应分配专业的接访室，让顾客在正式开始前歇息和闲聊。有些人应该引导入口、记入住、留言、剪彩等。 物流保障。做好庆典活动后勤保障工作，包含茶叶供应、纪念品发行、现场订单维护和安全工作。 深圳行家广告传媒有限公司-是一家专业从事舞台搭建、舞台灯光制作等舞台效果设备:专业音响、租赁技术专业照明工程、切割灯、光束灯、LED灯、舞台设计、照明工程设置、音响视频工程、技术专业室内室外高清防水LED电子显示器、地砖屏、雷雅框、桁架、舞台效果、激光、图案灯、成像灯、彩色屏等舞台工具。