参加国外展会的流程及注意事项

现在越来越多的企业有国外参展的需求，相对于国内，国外的环境、语言都是一个大问题，但是只要做好事前的准备工作，参展其实并没有那么困难。我以参加德国CEMAT展会为例做了一个详细的参展流程，希望对企业国外参展有帮助。 1、展会定展通常行业内比较有名的展会都有一定的举办规律，一般至少一年以前就可以知道展会确切的日期，所以提前定展是非常重要的，我们是提前4个月定展，已经非常晚了，尽量提前半年定展，以保证有较大的选择权。 2、展会整体策划这件事一般也要提前3-4个月进行，因为展品运输到国外一般要1—2个月时间，有整体的规划所有人才能各司其职提高效率，在这段时间确定的主要有两件事，一件是要运输过去的物品，包含展品和宣传物料，还有一件是宣传规划，要使国外参展效果的 大化一定要在国内进行一定的推广，现在很多国内消费者还是比较对出口国外的商品还是比较认可的。在这两件事之中，展品这块要根据每个公司具体情况定，包含货物的种类以及参展面积，以我们公司为例，主要产品是与货架配合的物料盒，所以选择配套的产品很重要，还有像置物柜等占地大、移动困难，所以在展会设计之前就要把它的尺寸给确定好。在物料方面，纪念品制作要尤其注意制作周期，要赶在所有货物走之前做完，我们活动带的是带有行家工业小U和U博士形象的毛绒玩具，制作要一个月。其他比如样册之类要提前定稿，外国人不是很喜欢拿样册，数量上相对国内略收缩一下。 宣传规划一般是分为展前、展中、展后，展前预热不能提前太久，以免热度下来，业务人员应该积极和客户沟通，宣传自己要参加展会的信息，尽量邀请客户到展位参观。 3、选择展位设计公司。在参展品与展会宣传要点定下来之后要着手联系搭建商了，在这方面一定要选择大型的展会设计公司，因为这是你到国外参展的一个重要联系渠道，整场展会的成功与否与之有密切的关系，所以展位设计华丽是不必要的，设计公司可靠是 重要的。除了展览制作费用，要确认定电、垃圾处理等其他展会额外费用的支付，把这块工作做到 细才能保证到了国外没有后顾之忧，包含现场饮用水也要确认好，现场不一定能找到销售的地方。一般展会都有限高，所以在展位设计时要控制高度，国外展会要求比较严格，吊顶和高展览的设计要另外过审，这些问题一定要和展览制作商、主办方协调好。 4、确认展会物流供应商物流供应商一定要提前3个月以上选好，确认好发货时间，在发货之前将所有产品运输到物流那边及时运往国外，展品和物流供应商都确认了之后，就要开始准备展品运输需要的资料，主要包括：ATA单证册、展品清单、消耗品清单、唛头(向物流供应商索要唛头格式)、ATA使用授权书(向物流供应商索要ATA使用授权书格式)，这个工作一定要细致，因为如果错过船期，后期再想往展会带东西要不就只能靠高昂的航空运输要不就人肉背过去。 5、确认联系方式之所以把这个细节问题单独列出来主要是强调下到了展会相应问题能找对人非常重要，决定了你的应变能力，包含物流那边的电话，确认货物在哪天运到展位;展览制作商(国外负责人)电话，确保展览制作效果;展会主办方电话，以预防是否有什么需要协调的问题。 6、回程运输在展会开到一半的时候，需要找物流公司进行展品及物料的回运，这个过程一是要注意物品的价值以及运费之间的平衡，就是不要花100块运费把价值50的东西运回来，适当的给当地客户留下一些当样品，一次性宣传物料就不要再往回带了，二是货物包装及平方数确认好，以免在运输过程中有什么变故。 据展览调查公司的调查显示，展会上接触到一个合格的客户后，平均只需要给对方打0.8个电话就可以做成买卖。相比之下，平时的典型业务销售方式却需要3.7个电话才能完成。展会是企业近距离接触客户，发掘潜在客户的重要形式，国外客户因为距离的关系往往在沟通、产品试用上难度大，成本高，国外展会虽然只有3-4天却能让业务员高效接触客户，让客户测试产品，尤其是行业内的重要展会，更能在产品销售中起到事半功倍的作用，为什么不去尝试一下呢?

活动策划公司哪家好？如何选择一家好的活动策划公司呢？

现在国内大小公司举办各种会议活动都会挑选请活动策划公司为其服务项目。市场上大小活动策划公司并不少见，但不少公司会发现相互合作起来真正专业、服务到位的活动策划公司并不多。 对公司来讲，挑选相互合作活动策划公司，就相当于挑选了一位谋士。军队中的军人，不仅要有聪明的头脑、丰富的经验，而且要有为你出谋划策的耐心和诚意。与此同时，双方也要有足够的信任，在此基础上才能并肩战斗，而信任的前提是您对本活动策划公司的能力和行为的认可。因此在挑选第三方的活动策划公司相互合作之前，公司也需要各个方面考虑到。 公司对活动策划公司的挑选，主要从以下两方面考虑到。 一是看活动策划公司的专业水平和行业经验。 看看一家公司是否专业，是否了解这一行业，其实只要和对方的主管聊几句就知道了。普通的职业活动策划者，你只需简单地向他描述你的需求，他就可以根据过去的经验形成一个大概的计划，所有的因素都会为你考虑到在内，基本上不需要你太多的麻烦。还可以看看他们的公司简介实用手册和经典案例，活动策划公司与什么公司相互合作过？什么活动成功地进行了？能基本了解该公司的基本实力状况。 其次，看活动策划公司的相互配合程度。 项目策划公司的本质就是服务项目。对于活动策划公司来说，一个非常重要的考虑到就是服务态度。因此有的公司挑选活动策划公司，未必要盯住知名度高的大企业，反倒会挑选知名度不高，但在业界信誉高，口碑好的小公司。大型企业由于已经有了稳定的业务量，对于不同的公司、规模的公司的服务项目，免不了有一些误差和疏漏，有一些服务项目反倒不容易相互配合的仔细。与大企业相比，小企业的相互合作可能更加紧密。当然了，规模并不能够完全估量一家活动策划公司的实力，是否适合相互合作，还是需要真实的感受。 总而言之，对于一个活动策划公司来说，专业的策划能力，强大的执行能力，资源整合能力，专业仔细的服务项目是必不可少的，同时也是值得信赖的。深圳行家，10专注会议执行搭建，创意+策划+执行+后期。你的长期服务项目顾问只需一个相互合作。