参加国外展会的流程及注意事项

现在越来越多的企业有国外参展的需求，相对于国内，国外的环境、语言都是一个大问题，但是只要做好事前的准备工作，参展其实并没有那么困难。我以参加德国CEMAT展会为例做了一个详细的参展流程，希望对企业国外参展有帮助。 1、展会定展通常行业内比较有名的展会都有一定的举办规律，一般至少一年以前就可以知道展会确切的日期，所以提前定展是非常重要的，我们是提前4个月定展，已经非常晚了，尽量提前半年定展，以保证有较大的选择权。 2、展会整体策划这件事一般也要提前3-4个月进行，因为展品运输到国外一般要1—2个月时间，有整体的规划所有人才能各司其职提高效率，在这段时间确定的主要有两件事，一件是要运输过去的物品，包含展品和宣传物料，还有一件是宣传规划，要使国外参展效果的 大化一定要在国内进行一定的推广，现在很多国内消费者还是比较对出口国外的商品还是比较认可的。在这两件事之中，展品这块要根据每个公司具体情况定，包含货物的种类以及参展面积，以我们公司为例，主要产品是与货架配合的物料盒，所以选择配套的产品很重要，还有像置物柜等占地大、移动困难，所以在展会设计之前就要把它的尺寸给确定好。在物料方面，纪念品制作要尤其注意制作周期，要赶在所有货物走之前做完，我们活动带的是带有行家工业小U和U博士形象的毛绒玩具，制作要一个月。其他比如样册之类要提前定稿，外国人不是很喜欢拿样册，数量上相对国内略收缩一下。 宣传规划一般是分为展前、展中、展后，展前预热不能提前太久，以免热度下来，业务人员应该积极和客户沟通，宣传自己要参加展会的信息，尽量邀请客户到展位参观。 3、选择展位设计公司。在参展品与展会宣传要点定下来之后要着手联系搭建商了，在这方面一定要选择大型的展会设计公司，因为这是你到国外参展的一个重要联系渠道，整场展会的成功与否与之有密切的关系，所以展位设计华丽是不必要的，设计公司可靠是 重要的。除了展览制作费用，要确认定电、垃圾处理等其他展会额外费用的支付，把这块工作做到 细才能保证到了国外没有后顾之忧，包含现场饮用水也要确认好，现场不一定能找到销售的地方。一般展会都有限高，所以在展位设计时要控制高度，国外展会要求比较严格，吊顶和高展览的设计要另外过审，这些问题一定要和展览制作商、主办方协调好。 4、确认展会物流供应商物流供应商一定要提前3个月以上选好，确认好发货时间，在发货之前将所有产品运输到物流那边及时运往国外，展品和物流供应商都确认了之后，就要开始准备展品运输需要的资料，主要包括：ATA单证册、展品清单、消耗品清单、唛头(向物流供应商索要唛头格式)、ATA使用授权书(向物流供应商索要ATA使用授权书格式)，这个工作一定要细致，因为如果错过船期，后期再想往展会带东西要不就只能靠高昂的航空运输要不就人肉背过去。 5、确认联系方式之所以把这个细节问题单独列出来主要是强调下到了展会相应问题能找对人非常重要，决定了你的应变能力，包含物流那边的电话，确认货物在哪天运到展位;展览制作商(国外负责人)电话，确保展览制作效果;展会主办方电话，以预防是否有什么需要协调的问题。 6、回程运输在展会开到一半的时候，需要找物流公司进行展品及物料的回运，这个过程一是要注意物品的价值以及运费之间的平衡，就是不要花100块运费把价值50的东西运回来，适当的给当地客户留下一些当样品，一次性宣传物料就不要再往回带了，二是货物包装及平方数确认好，以免在运输过程中有什么变故。 据展览调查公司的调查显示，展会上接触到一个合格的客户后，平均只需要给对方打0.8个电话就可以做成买卖。相比之下，平时的典型业务销售方式却需要3.7个电话才能完成。展会是企业近距离接触客户，发掘潜在客户的重要形式，国外客户因为距离的关系往往在沟通、产品试用上难度大，成本高，国外展会虽然只有3-4天却能让业务员高效接触客户，让客户测试产品，尤其是行业内的重要展会，更能在产品销售中起到事半功倍的作用，为什么不去尝试一下呢?

展会营销：参展效果不佳的原因

企业参展究竟能获取多大利益?展位费展览设计搭建搭建费用花得值不值?参展商应该如何玩转展会营销?部分企业对于参展热情高涨，部分参展企业常年抱怨，这两者都是通过从展会中获取的利弊来权衡布局，但是，对于常年抱怨的参展商而言，运用展览会平台获取大量订单与业务的也不在少数。在这种环境下，没效益的参展商，是否应该静下心来思考，如何充分的利用展览会传播企业信息，如何以小博大，通过参展策划与强大的竞争对手同台竞技，再为直白一点就是怎样才能让参展变得有意义。 展览设计搭建结合展会营销思维，在整个展会中起到烘托产品，营造洽谈氛围的作用，展会营销 为主要的还是要理清思路，不要盲目参展，一味抄袭，参展方案的制定一定要结合营销思维，参展主题要具备针对性及目的性，不然，参展毫无意义。行家小编提醒，参展效果不佳的原因主要集中在以下几个方面： 1、缺乏战略性的规划，仅仅将展会营销的工作作为一种事务性工作对待。为了参展而参展。参展的 终目的是什么?展会上要向谁传播哪些信息?如何吸引目标观众?如何胜出对手的传播?均未曾深入去考虑。 2、在组织策划展会的过程中，企业内部决策管理层与执行层之间、企业与外协单位之间缺乏良好的沟通，造成各自对展会策划组织方式、目的存在理解上的偏差。例如企业欲推广的产品、品牌文化与展览设计搭建的风格、活动组织的方式脱节。 3、在制定预算的同时高估了展会效果的回报。造成展会投入与产出比例的不协调。近来国内展会出现了一种倾向--展览制作、活动组织一味求大、求豪华，而忽略展会活动本身的表现效果。反观展会营销工作做得比较出色的企业，总有一些共性存在。 步就是根据公司的发展规划及营销目标，对企业的优势资源(产品、信息、技术、服务)或需求进行分析，之后再斟选出适时对路的展会推广， 再从策划的角度考虑资源如何出奇制胜。 4、展会组织应有严格的流程与职责分工并有专人负责项目，强调企业内部的协调，企业与外协单位的协调作业。经常听到一些企业主这样抱怨：本来的想法是这样的，可外协公司做给我的展位及活动方案却与品牌及产品脱节，而更改方案则由于时间的紧迫而变得不可能，让企业主感到沮丧。部分企业内部组织很松散，以致展会上该收集的信息没有收集，该做的推广没有做好。 总的来说，展会营销是一项较为复杂的工程，必须经过周密且对路的计划、出奇制胜的推广模式、科学的分工、严谨的执行方能使展会营销真正发挥作用，展览设计搭建沿着展会营销的布局，塑造落地的营销思维，才能让参展商越发觉得参展的意义，所投放费用的意义。