精心准备参展

一旦决定了参加某一个展览会，则要即刻开始积极筹备。展览会是一项系统工程，千头万绪，需要考虑的问题很多。怎样才能合理使用人力、财力和精力呢?有人对展览会上的参观者作了调查，发现影响他们记忆的因素主要有六条，其比例如下：展品有吸引力39%;操作演示25%;展厅设计14%;展厅人员表现10%;散发资料8%;展出者的名气4%。建议展出展者不妨从这几方面入手。 1、展品选择。展品是展出者能给参观者留下印象的 重要因素。在参观者的记忆因素中，″展品有吸引力″占到39%的比重，应予重点考虑。选择展品有三条原则，即针对性、代表性和独特性。针对性是指展品要符合展出的目的、方针、性质和内容;代表性是指展品要能体现展出者的技术水平、生产能力及行业特点;独特性则是指展品要有自身的独到之处，以便和其它同类产品区分开来。 2、展示方式。展品本身大部分情况下并不能说明全部情况、显示全部特征，需要适应图表、资料、照片、模型、道具、模特或讲解员等真人实物，借助装饰、布景、照明、视听设备等手段，加以说明、强调和渲染。展品如果是机械或仪器，要考虑安排现场示范，甚至让参观者亲自动手;如果是食品饮料，要考虑让参观者现场品尝，并准备小包装免派发;如果是服装或背包，要使用模特展示，或安排专场表演。这些都是为了引起参观者的兴趣，增加他们的购买欲望。 3、展厅设计。展厅设计的表面任务是要好看，根本任务则是要帮助展出者达到展览目的。展厅要能反映出展出者的形象，能吸引参观者的注意力，能提供工作的功能环境。因此，展厅设计在注重视觉冲击力的同时，还要注意以下几点：展览会不是设计大赛，展厅设计要与整体的贸易气氛相协调;展厅设计是为了衬托展品，不可喧宾夺主，让绿叶淹没了红花;展厅设计要考虑参展者的公众形象，不可过于标新立异;展厅设计时不要忽略展示、会谈、咨询、休息等展厅的基本功能。 4、人员配备。人是展览工作的 要素，也是展览成功与否的关键所在。展厅的人员配备可以从四个方面加以考虑： ，根据展览性质选派合适类型或相关部门的人员;第二，根据工作量的大小决定人员数量;第三，注重人员的基本素质，如相貌、声音、性格、自觉性、能动性等;第四，加强现场培训，如专业知识、产品性能、演示方法等等。展厅人员要结合参展商品的特点，灵活应对：如果大众消费品应着力树立品牌形象，在消费者中形成亲和力;如系新产品，须大力宣传其与众不同之处;产品如具 性，则应强调其在技术上的突破性。 5、客户邀请。展览会上若能顾客盈门当然求之不得，便有时难免会出现门庭冷落的情况。这就要求参展者除了被动的地等客户到，还要有意识地请客户来。可采取直接函、登门拜访、通过媒体做广告、现场宣传、派发资料等手段，邀请和吸引客户。总之，要未雨绸缪，把工作做在前面。

展厅设计与搭建的重点

展览会不是摆摊推销卖货，它不应再孤立地展示个别的产品，而是以产品为载体通过综合的手段展示企业整体，它的能力，它的档次。 当今企业面临着日趋激烈竞争，降低成本成了立足市场的一个关键。据专家的经验，展览业的行情取决于经济景气状况。景气时，企业有较为宽松的预算，大大小小的展览会都乐得参加，而且要求豪华的展厅，口袋里的钞票好象取之不尽。然而遇到经济不景气，他们就会就得缩手缩脚，迟疑不决，即使参加展览会，也不敢铺张，场地布置只好因陋就简。从总的情况看，企业在展览会方面的支出日趋紧缩，所以不少企业采取了丢卒保车的策略，即放弃小的展览会，集中人力物力于大的展览会。 这就是展览会上那种厂商与观众面对面的、有针对性的接触与交流。在此人们通过交谈，也通过非语言形式的交流，相互了解，建立信任。这种交流完全是因人而异、有的放矢的，因而也就容易取得成效。这是展览会无可取代的优势所在。有些高技术产品或服务特别需要专业人员亲自向顾客讲解和演示，参加展览会就显得特别重要。但是上述两方面的挑战是客观存在的，展览会必须积极地适应这些变化，采用有效的对策，才能长期立于不败之地。对此不少专家展开讨论，共同的意见是展览会的地位作用必须重新定义，要把参加展览会与企业整个公关工作、企业整体形象树立和宣传有机地接合起来，要采取各种可能的措施降低参展成本。落实这些原则首先体现在展厅设计与搭建上。 其它媒体手段的迅速发展，使得企业有了多种信息转播和与外界联系的渠道，因此一种有一定代表性的观点认为，既然企业通过计算机网络可以超越时间和空间的限制，与任何人联系，那么就不一定象以前一样非参加展览会不可，换言之，与那些时兴的电子媒体相此，从“赶集”发展而来的展览会似乎显得落伍了。 展厅设计要强调个性，同时要在空间上和气氛上方便交谈，如果能使人在此既有“别有洞天”之感，又仿佛宾至如归，那就理想不过了。展厅要素的配套使用还应有助于增强工作人员谈话内容的说服力，使顾客的瞬间好感在有限的时空内能够反复得到证实和加强，为展览会后的联系打下基础。 展厅设计还要考虑到与展览会期间企业计划举办的其它活动配套。越来越多的大企业把展览会当成了进行题公关活动的好场所，除了展览本身以外，他们还在展览会期间同时举行各种各样的会议、研讨会、表演或招待会等活动，因为展览会期间观众量大而且集中，这些活动与展览同时举行，影响大又节约开支。这在另一方面对展厅搭建提出了新的要求。归根结底，企业对参展的态度还取决于经济上是否划算。因此在保证效果的同时，还要算好经济账，尽可能使用新型的、可重利用的展厅材料，认真研究设计方案，减少不必要的开支。一言以蔽之，对企业来说，当然少花钱多办事 。但是这是说起来容易，做起来难的事情。它需要展厅设计和搭建人员更加具有想象力、创造性和灵活性。 展厅设计应体现和加强企业形象，反映企业精神。展览会不是摆摊推销卖货，它不应再孤立地展示个别的产品，而是以产品为载体通过综合的手段展示企业整体，它的能力，它的档次。除了产品本身的介绍和推销之外，这些手段还要包括广泛的信息传播、交流、广告、公关和咨询等。使观众在了解产品的同时，也在一定程度上加深了对企业的印象。因此在展厅设计与搭建时，要围绕这个中心，做到以下几点：充分利用各种可能的要素，例如，展厅的形成、材料、音响、光线、色彩和其它装潢用品，不断给观众以新鲜感，刺激其好奇心，使他们对展厅产生兴趣，进而产生与展览者谈话的愿望。